4 juillet 2026 · 7 min de lecture
La nouvelle mise à jour de Formio touche tout le parcours d'une demande : un questionnaire client unique composé à partir des formulaires IMM, l'import des formulaires du cabinet, un questionnaire à l'image du cabinet, des notifications courriel à chaque étape et des PDF IRCC pré-remplis.
Une demande de parrainage d'époux combine typiquement les formulaires IMM 1344 (107 champs), IMM 5532 (63 champs) et IMM 0008 (70 champs). Le même nom, la même date de naissance, le même historique d'adresses reviennent dans chacun. Le client les retape, le cabinet les revérifie, formulaire par formulaire.
La nouvelle mise à jour change cette mécanique. Le consultant choisit les formulaires IMM de la demande, Formio fusionne leurs questions en un seul questionnaire client. Une question posée par trois formulaires n'apparaît qu'une fois, et la réponse est projetée dans chaque PDF qui la demande.
Le catalogue couvre les formulaires IRCC, de l'IMM 0008 à l'IMM 5710 en passant par les IMM 1294, 1344, 5257, 5406, 5532, 5645 et 5669, appuyés par un catalogue d'environ 250 questions canoniques partagées entre formulaires.
Cinq étapes, dont une seule demande un effort au client : répondre au questionnaire. Tout le reste, la fusion des questions, l'extraction des documents, le remplissage des PDF, se fait automatiquement.
Choisir les formulaires
Le consultant attache les formulaires IMM de la demande, individuellement ou via un type de demande préconfiguré qui regroupe les bons formulaires en un clic.
Fusion des questions
Formio calcule l'union des questions de tous les formulaires attachés et élimine les doublons. Une question partagée par trois formulaires est posée une seule fois.
Extraction depuis les documents
Le client téléverse son passeport et ses pièces. Les champs liés se remplissent automatiquement au lieu d'être tapés.
Questions conditionnelles
Les questions ne s'affichent que si elles s'appliquent au dossier. Un client jamais marié ne voit aucune question sur un ex-conjoint.
PDF pré-remplis
Les réponses sont projetées dans chaque formulaire IMM de la demande, y compris les PDF dynamiques XFA d'IRCC. Le cabinet révise, il ne retranscrit plus.
Chaque formulaire IMM contient des dizaines de champs, mais le client n'a pas à tous les remplir. La déduplication entre formulaires, l'extraction depuis les documents téléversés et les questions conditionnelles réduisent la saisie réelle. Voici trois formulaires courants, pris isolément :
| Formulaire | Champs dans le PDF | Saisie réelle du client |
|---|---|---|
| IMM 5710 | 96 champs | environ 57 réponses |
| IMM 1294 | 98 champs | environ 57 réponses |
| IMM 5257 | 84 champs | environ 42 réponses |
À l'échelle d'une demande combinant plusieurs formulaires, la déduplication s'ajoute à ces réductions : les questions communes entre formulaires disparaissent du décompte. Au total, environ la moitié de la saisie manuelle est éliminée.
Les formulaires IMM ne sont qu'une partie du dossier. Chaque cabinet a aussi ses propres questionnaires internes, souvent des PDF ou des documents Word remplis à la main. La mise à jour permet de les importer directement : Formio en extrait les questions, les restructure et les intègre au questionnaire client.
L'extraction ne se contente pas de copier le formulaire. Les questions composées sont décomposées, un champ « nom complet » devient prénom et nom. Les listes en texte libre deviennent des tableaux structurés : historique d'emploi, voyages, membres de la famille. Chaque question reçoit un des 15 types pris en charge, date, choix multiple, oui-non, saisie multiple, et un texte d'aide avec exemple est généré pour chacune. Les questions déjà présentes dans le catalogue Formio sont reconnues et associées, donc jamais posées deux fois.
Le formulaire importé est conservé comme correspondance réutilisable, le fichier lui-même n'est pas gardé. Il peut ensuite être attaché à n'importe quel type de demande : ses questions se fondent dans le questionnaire client au même titre que celles des formulaires IMM.
Le questionnaire que remplit le client porte maintenant l'identité du cabinet, pas celle de Formio. La personnalisation se configure depuis la console, sans intervention technique, et s'applique à tous les questionnaires envoyés.
Logo et couleurs
Téléversez le logo du cabinet et choisissez vos couleurs : couleur principale, accent et arrière-plan, avec des préréglages prêts à l'emploi.
Écran d'accueil personnalisé
Le client est accueilli par son prénom, un mot de bienvenue du cabinet et la liste de ce dont il aura besoin pour compléter le questionnaire.
Votre propre adresse
Le questionnaire se remplit sur une adresse au nom du cabinet, du type votre-cabinet.formio.ca, plutôt que sur une adresse générique.
Pour le client, l'expérience est celle du cabinet du début à la fin : il reçoit un lien à votre nom, ouvre une page à vos couleurs et lit votre message d'accueil avant de commencer.
Plus besoin d'ouvrir la console pour savoir où en est un dossier. Chaque événement important est notifié par courriel, et tout le parcours du client est horodaté.
Soumission notifiée
Dès qu'un client soumet son questionnaire, le responsable du dossier reçoit un courriel avec un lien direct vers le dossier. L'assignation d'un dossier à un membre de l'équipe est notifiée de la même façon.
Rappels automatiques
Les clients qui n'ont pas terminé leur questionnaire reçoivent des rappels automatiques, sans que le cabinet ait à relancer manuellement.
Tout est horodaté
Statut du questionnaire, date de début, date de soumission, temps de complétion, avancement section par section et documents téléversés : chaque dossier montre exactement où il en est.
Relancer un client prenait un courriel manuel, vérifier un dossier prenait une ouverture de session. Les deux se font maintenant tout seuls.
La mise à jour ajoute aussi quatre capacités plus discrètes, mais visibles dans le quotidien du cabinet.
Tableaux à saisie multiple
Les membres de la famille sont entrés une seule fois, puis réutilisés partout où un formulaire les demande : IMM 5406, IMM 5645, personnes à charge de l'IMM 0008.
Révision par formulaire
Les réponses du client sont regroupées par formulaire IMM, dans l'ordre de la demande. Chaque formulaire affiche son jeu de questions au complet, les questions partagées y sont répétées.
Remplissage seul
Un formulaire peut être attaché pour le pré-remplissage PDF uniquement, sans ajouter ses questions au questionnaire du client.
Réponses figées à la soumission
Ce que le client a vu et répondu est enregistré tel quel au moment de la soumission. La révision reste fidèle même si le type de demande évolue ensuite.
Chaque cabinet garde la main sur son questionnaire : reformuler une question, ajuster le texte d'aide, rendre un champ obligatoire, réordonner les sections. Ces ajustements sont conservés par type de demande, le catalogue de base n'est jamais modifié.
La mise à jour ajoute aussi une bibliothèque des documents que le cabinet collecte : passeport, passeport du conjoint, acte de mariage, diplôme. Pour chaque document, le cabinet définit ses propres instructions de vérification, des consignes que l'IA applique dès que le client téléverse la pièce : exiger la page photo et la zone de lecture optique d'un passeport, refuser un document expiré, confirmer que le nom correspond au demandeur.
Une pièce non conforme se découvrait à la révision du dossier, puis repartait en aller-retour avec le client. Elle est maintenant signalée au moment même du téléversement.
Questions dédupliquées, extraction automatique, PDF pré-remplis.
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