Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 20 août 2026
Formio est un logiciel utilisé par des cabinets d'immigration pour recueillir l'information de leurs clients et produire des formulaires. Pour les renseignements d'un demandeur, c'est le cabinet qui décide, et Formio agit selon ses instructions. Les données de production sont hébergées au Canada, sauf le passage par un modèle d'intelligence artificielle de Google, qui a lieu à l'extérieur du Canada.
Cette page dit ce que le produit fait réellement aujourd'hui, y compris ce qu'il ne sait pas encore faire. Les manques sont écrits noir sur blanc plutôt que contournés.
Cette politique remplace toute version antérieure, y compris celles publiées sous le nom « Flumio », qui décrivaient un produit différent.
Dans ce document, « Formio » et « nous » désignent Formio Tech Inc., aussi immatriculée sous le nom Technologies Formio, entreprise établie à Québec.
Qui répond de vos renseignements ?
La réponse dépend de qui vous êtes. C'est la distinction la plus importante de tout ce document.
Vous êtes le client d'un cabinet
Vos renseignements sont sous la responsabilité du cabinet d'immigration qui vous a envoyé le lien du questionnaire. C'est lui qui décide quelles questions vous sont posées, quels documents vous sont demandés, combien de temps votre dossier est conservé et à qui il est communiqué. Formio est son fournisseur, et agit selon ses instructions.
Concrètement : pour toute demande d'accès, de correction ou de suppression, adressez-vous d'abord à votre cabinet. Si vous écrivez directement à Formio, nous transmettrons votre demande au cabinet concerné plutôt que d'y répondre nous-mêmes, parce que ce n'est pas à nous de disposer de son dossier.
Vous êtes un cabinet abonné à Formio
Pour les renseignements du dossier de vos clients, vous êtes le responsable au sens de la Loi 25 et Formio est le fournisseur qui les traite pour vous. Cela veut dire trois choses concrètes : c'est vous qui recueillez le consentement de votre client, vous qui répondez à ses demandes d'accès, et vous qui fixez la durée de conservation, en tenant compte de vos propres obligations professionnelles envers le Barreau ou le CCIC.
Pour les renseignements de votre compte, en revanche, c'est Formio qui est responsable : votre identifiant, votre courriel, le nom de votre cabinet, votre abonnement, votre utilisation du logiciel et vos échanges avec nous.
Vous visitez formio.ca
Formio est responsable des renseignements recueillis sur ce site, décrits à la section « Quels témoins ce site dépose-t-il ? ».
Quels renseignements Formio conserve-t-il ?
Formio conserve les renseignements du dossier, de façon durable, dans sa base de données. Ce n'est pas un outil de passage : ce qui est saisi ou téléversé reste enregistré jusqu'à ce qu'on le supprime.
| Catégorie | Ce que cela contient |
|---|---|
| Identité du demandeur | Prénom, nom, courriel, numéro de téléphone, langue préférée, rôle dans le dossier (demandeur principal, conjoint, garant, personne parrainée, personne à charge, cosignataire) et les notes que le cabinet ajoute au dossier. |
| Réponses au questionnaire | L'intégralité des réponses, leur traduction quand le questionnaire est rempli dans une autre langue, et une copie figée des questions telles qu'elles ont été posées. |
| Renseignements sensibles | Les questionnaires couvrent l'admissibilité, les antécédents, les études, l'expérience de travail, la résidence, la famille et les personnes à charge. Selon le type de demande, cela inclut les antécédents judiciaires et médicaux, l'historique des demandes et des refus antérieurs, et, pour un parrainage de conjoint, le récit et les preuves de la relation. |
| Numéros de passeport | Le numéro de passeport et sa date d'expiration sont enregistrés dès qu'ils sont lus dans un document téléversé, même lorsque la question n'est pas posée au demandeur. |
| Documents téléversés | Le fichier lui-même (photo de passeport, CV, permis, preuves), son nom, son type, et le résultat de la vérification automatique. |
| Formulaires produits | Les PDF officiels remplis au nom du demandeur, conservés dans le dossier. |
| Compte du cabinet | Identifiant d'authentification, courriel, nom d'affichage, clé d'interface de programmation, statut de l'abonnement, adresse postale du cabinet. |
| Journaux d'erreurs | Quand une erreur survient, le navigateur envoie son contexte technique. Ce contexte peut contenir des fragments du dossier en cours. Il est rattaché au dossier et au cabinet, et peut contenir un lien vers l'enregistrement de la session concernée. |
| Utilisation de l'IA | Un décompte par appel : modèle utilisé, nombre de jetons, contexte fonctionnel, dossier concerné. Jamais le contenu de l'appel ni la réponse du modèle. |
| Commentaires | Note, recommandation, message libre et courriel, quand ils sont laissés. |
Formio ne vend, ne loue et n'échange aucun de ces renseignements. Aucun n'est communiqué à des fins publicitaires. Ils sont communiqués à des fournisseurs, listés à la section Qui d'autre reçoit vos données ?
Où vos données sont-elles hébergées ?
Les données de production, c'est-à-dire les vrais dossiers de vos clients, sont hébergées au Canada, dans la région de Montréal, sur une infrastructure que Formio exploite lui-même chez Google Cloud. La base de données et les fichiers téléversés vivent sur la même machine.
- Une sauvegarde du disque de données est prise chaque nuit et conservée sept jours. Une donnée supprimée peut donc survivre jusqu'à sept jours dans les sauvegardes.
- L'accès administratif à la machine passe par un canal restreint, jamais par l'internet ouvert.
- Les échanges entre votre navigateur et Formio sont chiffrés en transit (TLS).
- Les disques sur lesquels reposent ces données sont chiffrés au repos par Google Cloud, dans le cadre de son service. Formio n'ajoute pas de couche de chiffrement supplémentaire, et il n'y a ni chiffrement de bout en bout ni chiffrement côté client.
Ce site vitrine (formio.ca) et les interfaces web de Formio sont servis par Vercel, une société américaine, qui reçoit donc le trafic web et les journaux d'accès correspondants, adresse IP comprise.
Vos documents sont-ils analysés par une intelligence artificielle ?
Oui. Le contenu des documents téléversés, y compris les photos de passeport, et les réponses du questionnaire sont envoyés à un modèle d'intelligence artificielle de Google, appelé Gemini. Ce traitement a lieu à l'extérieur du Canada.
Ce qui est envoyé, et à quel moment
- À l'extraction : quand un document est téléversé, son contenu est envoyé au modèle pour en tirer les renseignements (nom, date de naissance, numéro de document, adresse, historique).
- Au remplissage d'un formulaire : quand un champ ne peut pas être rempli par correspondance directe, l'ensemble des réponses non vides du dossier est envoyé au modèle pour qu'il propose la valeur à inscrire.
- À la vérification d'un document : le document est envoyé au modèle pour vérifier qu'il correspond à la pièce demandée.
Par où cela passe
Formio n'appelle jamais Google directement depuis le navigateur du client. Tout passe par un relais que Formio exploite, hébergé chez Google Cloud à Montréal. Ce relais transmet ensuite la demande à l'interface publique de Gemini.
Il faut être précis sur ce point, parce qu'il est facile de se tromper de bonne foi : le relais est à Montréal, mais l'analyse ne l'est pas.L'interface de Gemini utilisée ici est mondiale et ne permet pas de choisir un pays de traitement. Nous ne pouvons donc pas affirmer que l'analyse a lieu au Canada, et nous ne l'affirmons pas.
Les modèles utilisés sont Gemini 2.0 Flash et Gemini 2.5 Flash. Aucun autre fournisseur d'intelligence artificielle n'intervient dans le produit.
Ce que Formio garde de ces échanges
Formio conserve le décompte des appels, jamais leur contenu. Pour chaque appel, nous gardons le modèle utilisé, le nombre de jetons, le contexte fonctionnel et le dossier concerné, afin de suivre les coûts. Ni les demandes envoyées au modèle ni ses réponses ne sont journalisées de notre côté.
Ce traitement est encadré par les engagements de confidentialité et de sécurité de Google applicables à son interface d'intelligence artificielle. Cette page sera mise à jour si ces modalités changent.
Qui doit en informer le demandeur
Aujourd'hui, le questionnaire ne présente pas d'écran de consentement à l'analyse par intelligence artificielle, et Formio n'enregistre aucun consentement de ce type. C'est donc au cabinet, responsable du dossier, d'informer son client que ses documents et ses réponses seront analysés par un modèle d'intelligence artificielle de Google, et d'obtenir son accord.
Aucune décision automatisée
Le modèle propose des valeurs, il ne décide rien. Il n'évalue l'admissibilité de personne, ne recommande ni n'écarte aucune demande. Chaque champ rempli automatiquement reste modifiable, et c'est le professionnel qui valide le formulaire et qui le soumet. Formio ne soumet jamais une demande à un gouvernement.
Qui d'autre reçoit vos données ?
Formio ne vend ni ne loue aucun renseignement. En revanche, faire fonctionner le logiciel suppose des fournisseurs, et la Loi 25 exige qu'ils soient nommés. Voici la liste complète, avec ce que chacun reçoit. Plusieurs sont des sociétés américaines : seul l'hébergement des dossiers de production est au Canada.
Dans le logiciel
| Fournisseur | Ce qu'il reçoit |
|---|---|
| Google Cloud | Héberge la machine de production à Montréal, donc la base de données et tous les fichiers, ainsi que le relais d'intelligence artificielle et le service de remplissage des PDF. |
| Interface Gemini de Google | Le contenu des documents téléversés et l'ensemble des réponses du dossier au moment du remplissage. Service distinct de l'hébergement, avec ses propres conditions, décrit à la section précédente. |
| Convex | Éditeur du moteur de base de données. En production, le logiciel est exploité par Formio, donc Convex n'a accès à rien. En développement et en test, Convex exploite aussi le service. |
| WorkOS | Authentification des professionnels : identité, courriel, jetons de session. Ne voit pas les dossiers. |
| Resend | Envoi des courriels de notification et de rappel : adresse du destinataire, nom du demandeur dans l'objet du message, nom du cabinet. |
| PostHog | Analyse d'utilisation et enregistrement de session, sur le questionnaire et sur la console. Hébergé aux États-Unis. Voir l'avertissement sous ce tableau. |
| Vercel | Héberge les interfaces web, donc reçoit le trafic et les journaux d'accès, adresse IP comprise. |
| Discord | Alertes techniques internes : type d'erreur, message, adresse de la page concernée, lien vers l'enregistrement de la session. Le détail technique complet, qui peut contenir des fragments de dossier, n'y est jamais envoyé. |
| Google Places | L'aide à la saisie d'adresse du questionnaire envoie à Google ce que le demandeur tape dans le champ d'adresse. |
| Réseaux de diffusion | Les applications du produit chargent une bibliothèque de lecture de PDF depuis le réseau de Cloudflare et leurs polices depuis Google Fonts. Ces services reçoivent l'adresse IP et le type de navigateur, pas le contenu du dossier. |
| IRCC et canada.ca | Rien. Formio télécharge les formulaires officiels vierges depuis les sites gouvernementaux et vérifie leur édition. Aucune donnée de client ne part dans ce sens. |
Cet outil peut aussi enregistrer le déroulement d'une session, afin de comprendre où un utilisateur se bloque dans le questionnaire. Un tel enregistrement est susceptible de contenir des renseignements saisis à l'écran.
Sur ce site vitrine
| Service | Ce qu'il reçoit |
|---|---|
| HubSpot | Chargé sur chaque page. Dépose un identifiant persistant et reçoit l'adresse des pages visitées, avec leurs paramètres, ainsi que l'adresse IP. |
| Meta (pixel Facebook) | Chargé sur chaque page. Reçoit l'adresse IP, le navigateur, la page visitée, la page de provenance, ses propres témoins publicitaires, et des événements nommés comme une visite ou une prise de rendez-vous. |
| Calendly | Sur la page de réservation d'appel seulement. Reçoit le nom, le courriel et les réponses que vous inscrivez dans le formulaire de réservation. Ces renseignements ne transitent pas par les serveurs de Formio. |
| Google Fonts | Rien. Les polices de ce site sont copiées sur nos serveurs à la compilation et servies depuis formio.ca. Aucune adresse IP de visiteur n'atteint Google pour l'affichage des polices. |
Il n'y a ni Google Analytics, ni Google Tag Manager, ni aucun autre outil de mesure sur ce site.
Qui peut ouvrir un dossier ?
- Le cabinet.L'accès à la console passe par une authentification, et chaque cabinet ne voit que ses propres dossiers. Cette séparation est vérifiée à chaque requête, pas seulement à l'affichage.
- Le titulaire du lien du questionnaire.Le lien envoyé au client donne accès au dossier sans mot de passe ni code. Il fonctionne comme une clé : quiconque l'obtient peut voir les réponses et les documents de ce dossier. Envoyez-le à la bonne personne, et demandez-nous de le remplacer si vous pensez qu'il a circulé.
- Le personnel de Formio. Une seule personne chez Formio dispose d'un accès administratif à l'ensemble des données, nécessaire à l'exploitation et au soutien. Nous le divulguons parce que c'est un fait, pas une hypothèse.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Il n'existe aucune suppression automatique dans Formio. Un dossier, ses réponses et ses documents sont conservés tant que le cabinet ne demande pas leur suppression. Autrement dit, la durée de conservation est fixée par le cabinet, pas par le logiciel.
C'est cohérent avec la situation du cabinet, qui a lui-même des obligations de conservation de dossier envers le Barreau du Québec ou le CCIC, et qui ne peut donc pas laisser un outil effacer ses pièces. Mais cela veut dire que la décision vous appartient, et qu'elle doit être prise : en l'absence de demande, rien ne s'efface.
- Les sauvegardes du disque de production sont conservées sept jours. Une donnée supprimée disparaît donc complètement au plus tard sept jours après la suppression.
- Les renseignements du compte du cabinet sont conservés pendant la durée de l'abonnement.
À la fin de l'abonnement d'un cabinet, ses données sont conservées 90 jours, afin qu'il puisse en demander la remise ou changer d'avis. Passé ce délai, elles sont supprimées d'office, sans qu'il ait à le demander.
Comment faire supprimer un dossier ?
Cette section décrit ce que le produit fait aujourd'hui, y compris là où il ne fait pas ce que son bouton laisse croire.
Ce qui est réellement supprimé
- Supprimer un document téléversé : la suppression est complète. Le fichier est effacé du stockage et sa fiche disparaît.
- Supprimer un formulaire produit : la suppression est complète elle aussi.
Si vous êtes le client d'un cabinet et que vous souhaitez la suppression de vos renseignements, adressez-vous à ce cabinet. C'est lui qui décide, en tenant compte de ses obligations de conservation, et c'est de lui que nous prendrons l'instruction.
Quel consentement Formio enregistre-t-il ?
Un seul, et il porte uniquement sur les courriels. Avant de commencer son questionnaire, le demandeur doit cocher cette case, dont voici le texte exact :
J'accepte de recevoir des rappels par courriel de [nom du cabinet] jusqu'à la soumission de mon formulaire.
Quand la case est cochée, Formio enregistre la date et l'heure. Ce consentement est un consentement anti-pourriel. Il autorise les rappels par courriel du cabinet, rien d'autre.
Ce n'est pas un consentement au traitement des renseignements personnels, et ce n'est pas un consentement à l'analyse par intelligence artificielle. Ces consentements-là sont recueillis par le cabinet, en dehors de Formio.
Le retrait de ce consentement n'est pas encore outillé dans le produit : il n'y a pas de bouton de désabonnement fonctionnel. Pour cesser de recevoir ces rappels, écrivez à votre cabinet ou à parsa@formio.ca, et la demande sera traitée manuellement.
Quels sont vos droits, et comment les exercer ?
La Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) vous reconnaît notamment les droits suivants :
- Accès : savoir quels renseignements sont détenus sur vous et en obtenir une copie.
- Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
- Retrait du consentement : revenir sur un accord déjà donné, pour l'avenir.
- Suppression : demander que vos renseignements cessent d'être conservés lorsque la finalité est atteinte, sous réserve des obligations de conservation du cabinet.
- Portabilité : obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements que vous avez fournis.
- Plainte : saisir la Commission d'accès à l'information du Québec si une réponse ne vous satisfait pas.
Où adresser la demande
- Vous êtes le client d'un cabinet : écrivez au cabinet, qui est le responsable de votre dossier. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à ce cabinet et nous vous en informons.
- Vous êtes un cabinet, ou un visiteur de ce site : écrivez directement à parsa@formio.ca.
Ce qu'une demande d'accès donne aujourd'hui
Formio n'a pas de fonction d'export en libre-service. Vous pouvez, depuis la console, télécharger les documents d'un dossier dans une archive, et télécharger un à un les formulaires produits. Les réponses au questionnaire, en revanche, ne sortent par aucun bouton. Nous les préparons manuellement, sur demande écrite, dans un format lisible sans Formio.
Cet export est remis dans un délai maximal de 15 jours. Ce délai est volontairement plus court que les 30 jours que la Loi 25 accorde au responsable : le responsable, c'est votre cabinet, et il doit pouvoir répondre à son propre client dans les temps.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Parsa Homayouni, fondateur, parsa@formio.ca.
Quels témoins ce site dépose-t-il ?
Sur formio.ca, deux services de suivi se chargent sur chaque page, dès votre arrivée : HubSpot et le pixel de Meta (Facebook). Ils déposent des identifiants persistants dans votre navigateur et reçoivent votre adresse IP, les pages que vous consultez et la page qui vous a amené ici. Ils servent à mesurer l'audience du site et l'efficacité de nos annonces.
Ces témoins ne sont pas essentiels au fonctionnement du site, et il n'existe aujourd'hui aucune bannière qui vous permette de les refuser avant qu'ils ne se chargent. Nous l'écrivons parce que c'est la situation réelle, et parce que la Loi 25 exige un consentement distinct pour ce type de suivi.
En attendant qu'un mécanisme de choix soit en place, vous pouvez les bloquer par les réglages de votre navigateur, en refusant les témoins tiers, ou avec une extension de blocage. Le site reste entièrement utilisable sans eux.
Sur la page de réservation d'appel, l'agenda est fourni par Calendly, qui applique ses propres témoins et reçoit ce que vous inscrivez dans le formulaire de réservation.
Les polices de caractères de ce site sont servies depuis formio.ca, donc aucune adresse IP de visiteur n'est transmise à Google pour les afficher. Ce site n'utilise ni Google Analytics ni Google Tag Manager, et il ne contient aucun formulaire hébergé par Formio.
Ce que Formio ne fait pas
Cette liste existe pour une raison simple : certaines de ces fonctions ont déjà été annoncées ailleurs, à tort. Voici la situation réelle, au 20 août 2026.
- Aucune piste d'audit.Rien n'enregistre qui a consulté, modifié ou téléchargé un dossier.
- Aucun export en libre-service.Vous pouvez télécharger les documents d'un dossier en archive, et les formulaires produits un à un. Les réponses au questionnaire ne s'exportent pas depuis l'interface ; nous les préparons sur demande.
- Aucun consentement à l'IA recueilli par le logiciel.Ni écran, ni case, ni horodatage. C'est au cabinet de le recueillir.
- Aucune file d'approbation, aucune chaîne de custody, aucun certificat de divulgation.Ces modules de gouvernance de l'IA n'existent pas dans le produit.
- Aucun déploiement sur serveur privé par cabinet. L'architecture est mutualisée : un seul environnement de production sert tous les cabinets, avec une séparation logique entre eux.
- Aucun chiffrement de bout en bout ni côté client.Les échanges sont chiffrés en transit, et les disques sont chiffrés au repos par Google Cloud. Formio peut techniquement lire les données qu'il héberge.
- Aucune certification.Formio n'a ni SOC 2, ni ISO 27001, ni aucune autre certification de sécurité. Nous préférons le dire que de le laisser supposer.
- Aucun rôle ni compte multiple par cabinet.Un cabinet correspond aujourd'hui à un seul accès, sans distinction entre avocat, adjoint ou stagiaire.
- Aucune soumission automatique.Formio ne transmet jamais une demande à IRCC, au ministère de l'Immigration du Québec ni à aucun autre organisme. Le professionnel valide et soumet lui-même.
Comment les changements sont-ils annoncés ?
Cette politique sera modifiée quand le produit changera, et il changera sur plusieurs des points signalés ci-dessus. La date de dernière mise à jour, en haut de cette page, fait foi.
Un changement important, notamment sur les catégories de renseignements recueillis, sur les lieux d'hébergement ou sur la liste des fournisseurs, est annoncé par courriel aux cabinets abonnés avant son entrée en vigueur.
Ce préavis est de 30 jours. Le même délai figure dans les conditions d'utilisation, et les deux documents le tirent de la même source pour qu'ils ne puissent pas diverger.
À qui écrire ?
Une question sur cette politique, une demande fondée sur la Loi 25, un doute sur un accès : écrivez à parsa@formio.ca. La page Nous joindre détaille les différentes voies selon votre question.
Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
Toute demande écrite peut être adressée à parsa@formio.ca. Une réponse est transmise par le même canal, sauf si vous demandez expressément un envoi postal, auquel cas l'adresse vous est communiquée.