IMM 5476 : Recours aux services d'un représentant

À quoi sert ce formulaire ?

Personne ne demande à un client le numéro de membre de son avocate. C'est pourtant ce que réclame ce formulaire, et c'est ce qui en fait un cas à part dans un dossier : il décrit une relation entre deux parties, le demandeur et son représentant, et chacune en remplit sa moitié.

• Le choix en tête : cinq possibilités, une seule à la fois, et c'est elle qui décide quels blocs du formulaire s'appliquent.
• Section A, le demandeur : son identité, ses coordonnées, son numéro UCI, et la demande visée.
• Section B, le représentant : son nom, s'il est rémunéré ou non, l'ordre dont il est membre, son numéro de membre, et l'adresse du bureau.
• Le cas du stagiaire en droit : le formulaire demande en plus le nom de l'avocat qui le supervise et le numéro de membre de ce dernier.
• Le bloc de retrait : le représentant dont l'autorisation cesse.
• Le bloc de désistement : le représentant qui se retire lui-même du dossier.
• Les blocs de signature, qui se remplissent à la main.

Dans quelles demandes il apparaît

L'IMM 5476 n'appartient à aucun programme. Il peut s'ajouter à n'importe quelle demande d'IRCC, temporaire ou permanente : résidence permanente, parrainage familial, permis de travail, permis d'études, visa de visiteur.

Le rattachement se fait type de demande par type de demande, et c'est le cabinet qui le décide : il rattache l'IMM 5476 au type qui en a besoin, et les questions du formulaire rejoignent le questionnaire du dossier au lieu de s'y ajouter, parce que la section A demande ce que les autres formulaires demandent déjà. Rien ne le pose partout d'office. Au dernier relevé du catalogue, en septembre 2026, certains types de parrainage le portaient, d'autres types d'IRCC ne l'avaient pas encore.

L'IMM 5476 s'adresse à IRCC, et le catalogue Formio ne le pose sur aucun type de demande du Québec, ni sur Arrima, ni sur le PEQ.

Il ne se confond pas avec l'IMM 5475, qui autorise IRCC à communiquer des renseignements à une personne désignée. L'un ouvre un canal d'information, l'autre déclare qui agit au nom du demandeur. Un même dossier peut porter les deux. Le répertoire complet est sur la page des formulaires IMM.

Comment Formio le remplit

Les données de l'IMM 5476 viennent de deux côtés, le cabinet et le dossier du client, et la répartition est l'inverse de celle de tous les autres formulaires : ici, c'est le cabinet qui en fournit l'essentiel.

• Côté cabinet, le profil du représentant, écrit une fois dans les réglages : nom, prénom, rémunéré ou non, ordre professionnel (le CICC, un barreau provincial, la Chambre des notaires du Québec, un ami ou un membre de la famille, une autre organisation), numéro de membre, province, et le nom de l'avocat superviseur quand il y en a un.
• Côté cabinet toujours, les coordonnées du bureau, saisies une seule fois : nom officiel, adresse, téléphone, télécopieur, courriel général. Un cabinet compte plusieurs représentants, il n'a qu'un bureau.
• Côté client, la section A : son identité, ses coordonnées, son numéro UCI et les références de sa demande. Ce sont les seules questions du 5476 qui lui parviennent, et le questionnaire du dossier les pose déjà pour les autres formulaires.

Un cabinet peut enregistrer plusieurs représentants, et chaque dossier désigne le sien. À défaut, c'est celui marqué par défaut qui sert : chez un cabinet à deux avocates, chacune signe les siens sans que personne touche à un réglage entre deux dossiers.

Formio recueille et structure les réponses, il ne produit pas encore le PDF rempli pour ce formulaire. Le professionnel relit chaque champ, complète ce qui manque, signe et dépose la demande lui-même. Formio ne soumet jamais rien à IRCC.

Ce qu'il faut savoir avant de le remplir

La question de l'ordre professionnel a deux moitiés, et elles n'offrent pas les mêmes choix. Du côté non rémunéré : un ami ou un membre de la famille, le CICC, un barreau provincial, la Chambre des notaires du Québec, ou une autre organisation. Du côté rémunéré : les trois ordres, rien d'autre. Chaque combinaison a sa propre case pour le numéro de membre, si bien qu'un même numéro ne dit pas la même chose selon la case où il est écrit.

C'est le point sur lequel Formio est le plus strict. Un représentant rémunéré déclaré comme proche ou comme membre d'une autre organisation est refusé à l'enregistrement, parce que la case n'existe pas de ce côté du formulaire. Et le numéro de membre n'est écrit que dans la case de l'ordre déclaré, jamais dans une autre : le numéro d'une avocate porté dans la case du CICC ferait mentir le formulaire sans qu'aucune erreur ne le signale.

Ces données du cabinet changent rarement, mais elles changent, une adresse de bureau, un numéro renouvelé. Elles vivent à un seul endroit, les réglages, et sont relues à chaque dossier.

Les deux éditions ne portent pas la même grille

Sous le texte, l'édition française et l'édition anglaise du 5476 ne nomment pas leurs cases de la même façon, et pas seulement en surface : la case qui reçoit le numéro du barreau dans l'édition française reçoit celui de la Chambre des notaires dans l'édition anglaise. Un dictionnaire unique pour les deux écrirait le numéro au mauvais endroit une fois sur deux, sans rien casser de visible. Formio en tient donc un par édition, et reconnaît laquelle il a devant lui à une case qui n'existe que chez l'une des deux.

Le fichier lui-même

Un IMM n'est pas un PDF ordinaire. C'est un formulaire XFA d'Adobe, signé avec des droits d'extension Reader, et c'est cette signature qui rend le fichier recevable une fois rempli. Deux manipulations courantes la font sauter.

• Un navigateur, ou Aperçu sur Mac, ouvre le formulaire et laisse taper dedans. Les valeurs ne sont pas enregistrées pour autant, le fichier se rouvre vide, et ça se découvre en général trop tard. Seul Adobe Reader, qui est gratuit, garde réellement ce qui a été saisi.
• Réimprimer le formulaire rempli en PDF, ou l'aplatir avec un outil tiers, en retire la signature d'Adobe. Le fichier obtenu garde l'apparence du formulaire officiel et n'en a plus les droits.

Reste l'édition. IRCC publie chaque formulaire sous une adresse datée puis retire la précédente, et une édition retirée continue de s'ouvrir normalement, rien ne la distingue à l'écran. Sur une désignation de représentant, s'en apercevoir coûte plus cher qu'ailleurs : le formulaire porte plusieurs blocs de signature manuscrite, il se refait entièrement plutôt qu'il ne se corrige. La section suivante décrit la veille que Formio tient là-dessus.